La plateforme jedeclare a vu le jour en l’an 2000, et compte aujourd’hui plus de 2 millions d’entreprises ainsi que 10 cabinets d’expertise comptable. Il compte plus de 400 Organismes de Gestion agréés et a pour vocation d’accompagner, et de servir efficacement les entreprises en les soulageant de leurs contraintes administratives, sociales, comptables et fiscales. Aujourd’hui, jedeclare est le partenaire incontournable de la DGFiP ou la Direction Générale des Finances Publiques.
Anticipez la fin des déclarations papier
La dématérialisation de la déclaration papier est en cours de devenir obligatoire pour toutes les entreprises afin de lutter contre la fraude à la TVA. Elle entrera en vigueur à compter de 2024. Cette réforme se présente également comme une occasion d’améliorer les processus de facturation.
Objectifs de la dématérialisation des déclarations papier
À partir de juillet 2024, la dématérialisation de papiers s’applique à la totalité des entreprises réceptionnant des documents de la part de grandes entreprises émettrices.
- Absence de ressaisie de données ;
- une preuve de dépôt de déclaration tangible ;
- une surveillance préventive avec la possibilité de dépôt anticipé avec la détection des éventuelles erreurs ;
- une traçabilité infalsifiable de vos avis de déclarations avec avis de dépôt signé, accusé de contrôle signé, avis de réception de la part du destinataire ;
- une organisation plus homogène avec un suivi unifié de vos déclarations, quel que soit le destinataire de celui-ci ;
- la délégation de la gestion de vos comptes pour un suivi de vos groupes de collaborateurs ;
- information de vos clients avec possibilité d’avertissement, d’acquittement et de paiement.
La télédéclaration propose un guichet unique à tous vos destinataires pour vos télédéclarations fiscales, vos télédéclarations fiscales et vos échanges bancaires.
Anticiper la réalisation de l’objectif « zéro papier »
La démarche de télédéclaration se généralise progressivement. L’arrêt des envois papier met fin à l’impression et l’envoi de près de 10 millions de déclarations placées dans des enveloppes en plastique. Cette démarche évite également l’utilisation de plus de 250 tonnes de papier. L’objectif zéro papier a déjà commencé en 2020 auprès des foyers ayant réalisé leurs déclarations fiscales en 2019. Pour les entreprises, les gains espérés sont assez nombreux.
- réduction du coût de traitement de la déclaration de la TVA grâce à la télétransmission automatique ;
- une interface intuitive afin de générer les écritures ;
- un préremplissage automatique de vos déclarations de TVA ;
- une production automatique pour le rapprochement bases/TVA ;
- amélioration de vos pistes d’audit et de la traçabilité des données.
Rappel des principes généraux
Il est essentiel d’aborder la dématérialisation des traitements papier sous ses aspects techniques tout en rappelant les règles juridiques et comptables s’y rapportant.
Aspects techniques relatifs à la dématérialisation
Un traitement comptable consiste à trier et à saisir des données financières avant de les enregistrer. La dématérialisation des documents comptables et extra-comptables vise à digitaliser le traitement de vos informations financières. Il peut s’agir de bulletins, de pièces bancaires ou de documents fiscaux et sociaux.
Éléments de base de la dématérialisation des déclarations papier
La dématérialisation se base sur une succession de traitements informatiques relatifs à vos traitements comptables. Autrement dit, il s’agit d’un système de traitement numérisé. De manière simple, il y a trois étapes à retenir dans le cadre de la dématérialisation :
- la numérisation de vos documents à partir d’outils simples tels qu’une reconnaissance optique de caractères ou un scanner ;
- l’archivage de vos documents avec une GED ou un système de gestion électronique de documents ;
- la transmission de vos documents à l’aide d’outils dédiés à une gestion électronique de processus à l’instar du workflow. Ce système permet le traitement de vos flux de documents en prenant en compte les délais de règlement, les temps de traitement et les niveaux d’accord de paiement.
Règles juridiques et comptables liés à la dématérialisation
Étant donné que la comptabilité est un système d’organisation de données financière avec des informations chiffrées affichant l’état financière d’une entreprise. La dématérialisation ne doit en aucun cas nuire à la fiabilité et à la sécurité des traitements comptables à réaliser.
1ere règle : la conformité à l’article 410-4 du PCG
- la présence d’une signature électronique vous permet d’identifier les intervenants durant la procédure de dématérialisation. Il en va de même pour l’authentification des livres d’inventaires, des livres-journaux et des autres livres obligatoires ;
- la pérennité de vos documents numériques vous permet à minima de respecter toutes les obligations légales relatives au délai et à la forme de conservation des données ;
- la garantie de la date des transactions et des documents sont également respectés grâce à l’horodatage lié aux différentes phases de traitement de vos informations.
2ème règle : respect du contenu des documents
La reconnaissance, et la conservation des données en passant du format papier au format informatique doivent également être respectées. Le grand défi de la dématérialisation repose sur la garantie et la conservation des données retranscrites. Les techniques de dématérialisation ont pour objectif d’assurer l’intégrité et la fiabilité des fichiers, et les documents provenant de son destinataire. La version numérique doit être strictement identique à la version papier.
3ème règle : garantir la traçabilité de vos documents numériques
Conformément à la procédure de validation indiquée dans l’article 410-3 du PCG, la traçabilité des informations est cruciale au moment du contrôle des comptes. L’origine de chaque document doit être connue ainsi que la date de réception et d’envois de ce dernier. En plus de cela, il est important que l’on puisse connaître avec exactitude le collaborateur étant intervenu dans le traitement de chaque document. L’utilisation d’une plateforme comme jedeclare permet le respect de toutes ces exigences.
Le suivi en ligne
Le suivi en ligne s’effectue à travers une seule plateforme afin de garantir la sécurité, et la rapidité du suivi de vos documents administratifs. Pour effectuer cette action, vous avez besoin de vous inscrire sur la plateforme de jedeclare. L’ouverture de votre compte implique le renseignement de plusieurs éléments :
- numéro d’inscription à l’ordre ;
- numéro de SIRET ;
- coordonnées du dirigeant ;
- coordonnées du responsable membre de l’Ordre ;
- coordonnées du contact facturation ;
- coordonnées du contact technique.
Une fois que votre processus d’inscription en ligne est terminé, vous avez une référence dossier pour chaque traitement effectué en ligne.
Nos conseils personnalisés
Le traitement des données comptables peut être identique pour toutes les entreprises. En revanche, des conseils personnalisés sont proposés à chaque utilisateur de la plateforme compte tenu de la pluralité des secteurs d’activités pouvant utiliser notre système de dématérialisation. Aussi, si vous avez des questions concernant des sujets fiscaux, sociaux ou concernant des démarches bancaires et des fonctions à valeur ajoutée, jedeclare est l’interlocuteur qu’il vous faut. Une équipe d’experts vous guide dans l’utilisation au quotidien de nos services tout en répondant aux questions les plus posées à travers notre service d’assistance en ligne.
